Ocupación de la vía Pública y Permisos para la distribución de Flyers
Llega el buen tiempo y con él también la necesidad de ser visible con actividades al aire libre.
De hecho, en la primavera, las marcas salen a la calle y a los mercados locales para conectar con su público objetivo.
Se están iniciando acciones de folletos, visitas promocionales, roadshows y pop up stores, actividades para las que se requieren permisos municipales, como la ocupación de vía pública y/o la distribución de material publicitario.
Pero cuando hablamos de permisos de ocupación de vía pública y de folletos, ¿a qué nos referimos exactamente?
La Ocupación del vía pública, temporal o permanente, es la solicitud formal para realizar una actividad en la vía pública dentro de un área acordada y cotizada por metro cuadrado.
Los permisos de folletos son en cambio, el papeleo necesario para poder llevar a cabo acciones de distribución de flyres, merchandising o muestras de producto, a menudo siguiendo una ruta planificada. En la mayoría de los casos se paga en función del número de personas empleadas en la distribución por cada día de actividad.
En el caso de los Tours, Lanzamientos de Productos, Distribución de Folletos o Muestras, la solicitud es promocional y, por lo tanto, tiene como objetivo anunciar un producto o servicio en un marco de tiempo determinado.
Esto último puede ser realizado por el cliente o por la agencia de marketing a la que se le ha confiado la actividad contratada, pero es esencial saber cómo presentar la solicitud a la administración competente.
Permisos para ocupar vía pública en España
En nuestro país, las formas requeridas, los tiempos y, sobre todo, los costes cambian en función del municipio.
Este aspecto hace que el escenario español sea particularmente complejo y variado si pensamos en los 8116 municipios existentes en todo el territorio.
En Barcelona es imperativo que cualquier ocupación del vía pública se haga en una zona con suficiente espacio para el paso de los peatones evitando aglomeraciones que dificulten el tránsito.
En Madrid, por ejemplo, el precio del metro cuadrado de ocupación de vía pública varia considerablemente en función de las zonas donde se quiera realizar la actividad. La prestigiosa zona de Serrano es la más cara de la ciudad.
Otras ciudades como Badalona, Valencia, Castellón, Alicante, Málaga entre otras, no es necesario un permiso como tal pero si es obligatorio comunicar al ayuntamiento local la actividad que se va a llevar a cabo.
En la Costa Levantina es muy común realizar todo tipo de actividades cerca de la playa. Hay muchas marcas que quieren promocionar sus productos y servicios en esas zonas por lo que es fundamental hacer las solicitudes pertinentes con 2 meses de antelación para así garantizar su aprobamiento.
Cada municipio tiene una normativa
Dependiendo del tamaño del municipio, los tiempos para la solicitud de permisos también cambian: para las ocupaciones de vía pública va desde 10 días hasta 3 meses de anticipación obligatoria.
Todos estos procesos pueden llevar a muchas empresas a subestimar la importancia de poseer un permiso que acredite la actividad que se va a desarrollar y hacerlo sin autorización. Es por ello que recomendamos realizar cualquier acción con toda la documentación necesaria para evitar:
1) Sanciones múltiples por la cantidad de personal presente en la actividad
2) La parada de cualquier actividad con el consiguiente daño económico y de imagen.
3) Que todo el material y recursos destinados a esa actividad sean en vano.
¿Qué necesito para obtener el permiso de ocupación del vía pública?
Aquí hay algunos pasos para facilitar el proceso de solicitud de ocupación de vía pública:
→ Plan y proyecto gráfico:
La información debe ser detallada y clara, fotos explicativas y representaciones del área a ocupar; te ayudará a entender dónde y cómo quieres posicionarte. Solo en casos especiales se requiere un plan firmado por un técnico calificado.
→ Producción de cualquier documento adicional para fines de publicación.
Una vez que se envía la solicitud, después de pasar a la evaluación de las oficinas, puede requerirse una integración que consiste en la producción de documentación adicional. Cada integración debe referirse al número de archivo emitido para el primer protocolo.
→ Búsqueda de ubicación ideal:
La clave del éxito es encontrar la ubicación ideal para su público objetivo. Para elegir la ubicación ideal, asegúrese de que el escenario elegido sea compatible con la actividad a realizar.
Si desea establecer una tienda temporal (pop-up store) que venda trajes de baño, será conveniente que piense en lugares más cálidos.
Si, por el contrario, queremos instalar un soporte inflable 30×30, será mejor pensar en espacios grandes para aumentar la visibilidad de la marca y explotar el tamaño de la estructura.
Si planea instalar un puesto de juegos para niños, es recomendable colocar la estructura en un área cerrada al tráfico, un jardín o un parque municipal.
→ Pago de la tasa:
Todas las solicitudes de OSP irán vinculadas al pago de una tarifa llamada «COSAP». El pago suele tener lugar una vez que los técnicos han aceptado el proyecto.
→ Recogida de la autorización:
Una vez recibida la confirmación y después de realizar el pago, puede ser necesario retirar físicamente la solicitud de osp;
→ Llamadas telefónicas a los Ayuntamientos.
Es aconsejable seguir las prácticas requeridas paso a paso, solicitando al Municipio y solicitando actualizaciones sobre el estado de la práctica. No es posible ponerse en contacto con las oficinas competentes por la tarde porque solo están en funcionamiento por la mañana.
→ Actualización de información constante:
La lista de sugerencias es larga, pero el PLUS real es una base de datos que se actualiza constantemente con todas las regulaciones y costes de los procedimientos burocráticos municipales.
Tipo de plan requerido, tasa de asistencia de transeúntes, costes de ocupación por metro cuadrado, tiempos de acceso para càrrega y descarrega, costes de acceso ZTL, costes para flyers distribuidos… estos son algunas de las informaciones útiles para cualquier solicitud.
Hacer un estudio de planificación, costes, tiempos y detalles de cada Municipio es muy simple con una base de datos actualizada.
Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre las prácticas para la ocupación vía pública y los permisos para distribuir flyers.
