Cos’è l’Event Management e cosa fa l’Event Manager

La gestione degli eventi, nota anche come event management, coinvolge una serie di attività finalizzate alla pianificazione e all’esecuzione di grandi eventi su larga scala, come cerimonie, festival, conferenze, convegni, concerti, fiere, meeting aziendali.

Per poter organizzare un evento di successo è necessario molto lavoro, una certa dose di esperienza e determinate abilità professionali. La figura dell’event manager, in questo caso, può fare la differenza: le capacità e le competenze trasversali permettono all’event manager di gestire e coordinare tutti gli step organizzativi con la massima puntualità.

Quali sono le skill dell’event manager e qual è il suo ruolo nell’organizzazione di eventi di successo? Scopriamo di più.

In cosa consiste l’event management

Per event management si intende l’applicazione creativa delle competenze professionali necessarie all’organizzazione di un evento mirato a un pubblico di destinazione specifico. L’evento viene organizzato per raggiungere un determinato obiettivo.

L’organizzazione di un evento di successo richiede tempo e un’accurata pianificazione: dalla definizione del budget alla scelta della location, dalla gestione della logistica generale alla supervisione e monitoring della qualità dei servizi prestati dai fornitori, dalla selezione del team di lavoro alla gestione dei rapporti con i fornitori fino ad arrivare alla promozione dell’evento stesso. Tralasciare anche solo il minimo particolare potrebbe compromettere la buona riuscita dell’evento.

Per progettare un evento vincente il consiglio numero uno è quello di affidarsi a una figura professionale specializzata in event management: l’organizzatore eventi, conosciuto come event manager. 

Event Manager: Il ruolo cruciale di questa figura per il successo dell’evento 

Il ruolo di un event manager implica la supervisione, la progettazione, l’allestimento e l’esecuzione di eventi. L’event manager coordina, gestisce e monitora tutti i dettagli dell’evento, sia esso una riunione di networking con pochi partecipanti oppure una conferenza su larga scala con migliaia di utenti. 

L’event manager opera fianco a fianco con il personale e con i fornitori per assicurarsi che l’evento venga eseguito secondo i piani. Gli event manager possono lavorare all’interno di un ente pubblico, di un’azienda o di un’associazione, oppure prestare i propri servizi in qualità di liberi professionisti.

Prima di avviare il processo organizzativo, l’event manager deve identificare la tipologia di evento da organizzare, individuandone il concept e il target di riferimento. Successivamente, inizia il processo di definizione della programmazione e dei dettagli dell’evento: stabilire date, fissare il budget, proporre ipotesi di location, prevedere la presenza di eventuali sponsors e media partners. 

L’event manager, quindi, coordina il team di lavoro, gestisce i rapporti con i fornitori e si assicura che il piano di sicurezza venga progettato a dovere.

Il lavoro dell’event manager, vista la sua complessità, richiede capacità particolari e un buon numero di competenze trasversali, tra cui:

• ottima predisposizione ai rapporti interpersonali. L’event manager si interfaccia e ha rapporti con una quantità importante di soggetti. Un professionista in event management deve saper dialogare con ciascuno di essi: membri del team, fornitori, partecipanti all’evento, sponsor. Gestire un evento è un lavoro di squadra e un buon event manager sarà in grado di costruire e mantenere relazioni con gli altri, risolvere conflitti e negoziare in modo sicuro ed efficace;
• flessibilità e problem solving. Risolvere i problemi e prendere decisioni spesso difficili in modo rapido, sicuro ed efficiente rappresenta una delle componenti essenziali del lavoro di un event manager;
• ottime capacità organizzative. Un esperto in event management deve essere in grado di destreggiarsi tra più attività contemporaneamente sia in fase di pianificazione che di esecuzione dell’evento, delegando quando è necessario e predisponendo sempre un piano B per risolvere qualsiasi eventuale problematica urgente;
• capacità di lavorare sotto stress. Nei momenti di maggior frenesia è importante mantenere la lucidità necessaria per prendere sempre le decisioni migliori e garantire una gestione del lavoro impeccabile;
• capacità decisionali. Essere capaci di prendere più di una decisione complessa e contemporaneamente, in modo rapido: questa è una delle abilità principali di un esperto in event management. L’event manager è sempre in grado di effettuare scelte in modo ponderato e sicuro;
• predisposizione all’ascolto e capacità nell’ambito della comunicazione. L’esperto in event management è un buon comunicatore, un team leader valido e affidabile, in grado di comunicare in modo rispettoso con gli altri ma anche capace di accettare le critiche in maniera costruttiva;
• attenzione ai dettagli. Per garantire la buona riuscita dell’evento, trasformandolo in un’occasione che rimane impressa nella memoria dei partecipanti, l’event manager deve essere attento a ogni dettaglio.

Lo stipendio di un event manager varia a seconda del livello di esperienza e dell’area geografica di attività. Generalmente, lo stipendio medio annuo di un event manager si aggira intorno ai 24-35 mila euro.

Competenze di un event manager 

Un esperto in event management, indipendente dalla tipologia di evento, mette in campo specifiche competenze per poter garantire successo al programma. In particolare, l’event manager è specializzato:

• nella pianificazione. L’event manager, in base alle richieste del cliente e all’analisi del target, sceglie luogo, data, orario, catering, allestimenti, decorazioni e in generale tutto il contenuto dell’evento, utilizzando strumenti informatici per la pianificazione dei particolari;
• nell’ideazione di un piano di comunicazione che informi i possibili partecipanti, richiamandone l’attenzione;
• nella coordinazione di team, professionisti e fornitori. L’event manager coordina e gestisce tutti i team di lavoro ottimizzando sforzi, budget e tempo;
• nella gestione delle attrezzature. L’event manager supervisiona le attività di installazione degli allestimenti e delle tecnologie;
• nel monitoring real time. L’event manager partecipa all’evento e supporta i team nella gestione di eventuali criticità;
• nella valutazione finale e presentazione del risultato. Al termine dell’evento, è indispensabile valutare la qualità delle decisioni intraprese e l’impatto di eventuali errori organizzativi. 

Hostess-Promoter come partner dei tuoi eventi

Hostess & Promoter rappresenta un valido partner per le imprese che desiderano affidarsi ad una agenzia per organizzazioni di eventi di successo. Un evento che abbia il potere di emozionare, conquistare, coinvolgere i partecipanti, rimanendo impresso nella memoria: scegli un’azienda specializzata in event management e usufruisci delle nostre competenze verticali. Contattaci subito per consulenze.