Outsourcing: cos’è, come funziona e il contratto

Una pratica che ha avuto e ha tutt’oggi un grande successo in Italia è l’outsourcing. I servizi in outsourcing, infatti, consentono alle organizzazioni di ottimizzare i processi aziendali, usufruendo di formule su misura estremamente convenienti.

Ma cosa si intende per outsourcing? Come funziona e quali sono le forme che l’esternalizzazione dei servizi può assumere? Scopriamo di più in questo articolo.

Cosa si intende con Outsourcing 

La formula dell’outsourcing consiste nella fornitura di alcuni servizi, processi o funzioni da parte di una società esterna. L’azienda appalta determinate attività a un partner qualificato, il quale si fa carico del rischio d’impresa. L’azienda, quindi, delega specifici processi a un fornitore esterno, riuscendo così a dedicare maggiore tempo, budget e attenzione ad altre attività core del business. 

Tale approccio strategico, molto diffuso in Italia, contribuisce a migliorare le performance e l’efficienza operativa delle imprese, abbattendone le spese e garantendo servizi di alta qualità, svolti da personale competente in quel determinato ambito. 

Esempi di esternalizzazione di servizi per aziende 

Le aziende possono usufruire di una serie di prestazioni in outsourcing: gli esempi più comuni riguardano soprattutto l’ambito della logistica, della produzione di manufatti, dell’industria e del field marketing. 

Molteplici i vantaggi garantiti da tale formula. Ad esempio, un’azienda che sceglie di appaltare un servizio logistico a un’impresa specializzata può: 

• godere della massima flessibilità operativa;
• operare con maggiore efficienza, mediante un’accurata gestione delle competenze da parte del fornitore;
• ridurre i costi da dedicare alla gestione delle attività;
• operare sempre nel rispetto delle normative e delle leggi in vigore. 

Per comprendere meglio la portata dei servizi in outsourcing, valutiamo un esempio concreto: il pacchetto di servizi logistici/marketing offerti da Hostess & Promoter per Aperol Spritz. L’agenzia si è occupata:

• della selezione, assunzione e formazione dello staff coinvolto;
• della gestione back office e delle prenotazioni presso i locali;
• del servizio kitting e logistica;
• della fornitura di figure professionali (DJ, fotografi e videomaker);
• del servizio di reportistica;
• dell’ingaggio dei clienti e dell’incentivazione al consumo;
• della distribuzione e produzione di gadget omaggio ai consumatori.

Come funziona l’Outsourcing 

Tale formula prevede il coinvolgimento di due soggetti:

• l’appaltatore od outsourcer, ovvero la società che si assume la responsabilità diretta del rischio d’impresa, gestendo il proprio personale nello svolgimento delle operazioni richieste. La società ha il dovere di garantire sempre il rispetto della compliance legale;
• il committente, ovvero l’azienda che necessita di appaltare uno o più servizi. Il committente riconosce un corrispettivo economico all’appaltatore, sulla base dei costi del servizio richiesto. 

I due soggetti coinvolti stipulano un contratto d’appalto e le relative clausole, affinché entrambe possano giovare delle garanzie del servizio. 

Vantaggi e svantaggi

L’esternalizzazione dei servizi garantisce una serie di vantaggi, ma anche degli svantaggi. Partiamo dai benefici offerti dall’outsourcing:

• ottimizzazione dei costi, risparmio economico e di tempo. Esternalizzare una parte delle attività permette, spesso, di ridurre i costi ad esse connessi. Molto spesso la gestione di alcune fasi di lavoro può richiedere uno sforzo economico maggiore (acquisto di macchinari e forniture, formazione del personale interno, nuove assunzioni, affitto degli spazi) rispetto al costo del servizio proposto dall’outsourcer. Quest’ultimo, infatti, rappresenta una figura specializzata nelle specifiche attività da appaltare. Pertanto, non necessita di investire in attrezzature e personale per poter offrire un servizio di alta qualità;
• maggiore efficienza e possibilità di focalizzarsi sui core services. Esternalizzare determinate attività consente all’azienda di dedicarsi completamente, a livello di budget, di tempo e di competenze, alle attività core. Pertanto, l’azienda stessa trarrà benefici in termini di efficienza e produttività;
• massima flessibilità e migliore gestione dei rischi. L’appaltatore esterno ha il compito di gestire eventuali problematiche, assumendosi il rischio d’impresa. Molti contratti presuppongono questa clausola, la quale libera il committente dalle responsabilità di gestire il rischio. Ciò si traduce, contestualmente, in una maggiore flessibilità in termini operativi;
• accesso a nuove tecnologie e innovazione. Se il committente deve gestire internamente determinate attività che non rientrano nel proprio core business, non riuscirà a ottenere risultati eccellenti in quanto sfornito di tecnologie e competenze specialistiche. L’outsourcer, invece, è specializzato in quel determinato servizio e mette a disposizione del committente un pacchetto di tecnologie costose, metodologie innovative e tecniche all’avanguardia. 

Nonostante gli importanti vantaggi della formula dell’outsourcing, occorre puntualizzare che tale strategia presenta anche alcuni svantaggi:

• mancanza di controllo sulle fasi produttive e sulle attività appaltate. Il committente dovrà affidarsi completamente al fornitore, non avendo la possibilità di controllare passo dopo passo gli step produttivi;
• rischi connessi alla riservatezza. L’appaltatore sarà coinvolto profondamente nei processi aziendali, dovendo svolgere servizi che gli consentiranno di accedere a informazioni riservate o sensibili. Nonostante il contratto firmato da outsourcer e committente preveda una nota relativa alla riservatezza, il rischio permane. Appare indispensabile, quindi, scegliere un partner affidabile e qualificato in grado di rispettare gli accordi.

Forme e modelli di esternalizzazione 

Generalmente, le aziende possono usufruire di tre tipologie di outsourcing:

• tradizionale, una forma di esternalizzazione comprendente soprattutto attività di supporto. Tali attività non risultano essere estremamente rilevanti al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Molto spesso, si tratta di attività non eccessivamente complesse. Il contratto tradizionale tra i partner è, in genere, solo temporaneo;
• strategico, ovvero la forma maggiormente diffusa di outsourcing. In questo caso il committente sceglie di affidare processi aziendali e servizi ad alta complessità. La collaborazione tra outsourcer e cliente diviene essenziale, poiché le due parti dovranno adottare la medesima strategia per poter garantire il raggiungimento dell’obiettivo. Anche per questo, in genere il contratto strategico è continuativo e non occasionale. Una partnership più solida, duratura e performante sia per l’azienda che per l’outsourcer;
• di soluzione. Questa forma rappresenta il perfetto punto di incontro tra outsourcing tradizionale e strategico. Consiste nell’esternalizzare attività a bassa complessità, ma molto importanti per l’azienda e prossime al core business. 

Le imprese possono usufruire di un mosaico estremamente variegato di formule di prestazioni in outsourcing, come: 

• outsourcing di servizi. Una prestazione che permette di accedere a servizi qualificati, svolti da personale esperto, lasciando tempo e risorse all’azienda per concentrarsi sul proprio core business;
• outsourcing di processi, grazie al quale è possibile migliorare l’efficienza aziendale delegando interi flussi operativi al fornitore;
• outsourcing di progetti, particolarmente indicato qualora l’azienda necessiti di una prestazione specialistica e temporanea;
• global outsourcing, ovvero una particolare strategia aziendale che va oltre i confini nazionali, coinvolgendo partner commerciali e fornitori in diverse aree del mondo. La portata internazionale del global outsourcing permette di sfruttare al meglio le competenze, ridurre i costi e accedere a un pool di talenti tra i più valorosi del mercato. Grazie al global outsourcing l’azienda si sviluppa a livello globale, abbracciando la diversità culturale e geografica. 

Il contratto di outsourcing

Il contratto di outsourcing rientra nel novero dei contratti atipici. Il Codice Civile definisce, nell’articolo 1332, questa tipologia di contratto come un accordo legittimamente stipulabile tra due parti, a condizione che esse determinino il contenuto secondo i limiti di legge. 

Tre le possibili forme di contratto per servizi in outsourcing:

• contratto di appalto. Il committente affida l’adempimento di un’attività all’appaltatore in cambio di una somma di denaro. L’appaltatore si assume il rischio per la gestione del servizio, mantenendo un certo grado di autonomia per l’organizzazione di risorse e mezzi;
• contratto d’opera. In questo caso, sono soprattutto persone singole a compiere le attività appaltate dal committente (in cambio di un corrispettivo in denaro). Il professionista lavora in proprio e non ha vincoli di subordinazione nei confronti del cliente;
• contratto di subfornitura. Il committente si affida a un partner specializzato, il subfornitore, per l’esecuzione di un servizio. Il committente ha il pieno controllo delle lavorazioni, imponendo le indicazioni da rispettare durante l’erogazione del servizio. Pertanto, il fornitore ha meno autonomia rispetto al contratto d’appalto. 

Qualsiasi sia la forma contrattuale definita, è essenziale prevedere una serie di clausole chiave che rendono il contratto efficace e sicuro per entrambe le parti. In particolare, nel contratto dovrebbero essere definite e chiarite:

• le modalità e la tipologia di servizi forniti dall’outsourcer, compresi eventuali servizi accessori;
• i termini di risoluzione del contratto qualora una delle due parti non rispetti gli accordi;
• la gestione delle performance, ovvero le modalità impiegate per misurare e monitorare le attività svolte dal fornitore;
• il Service Level Agreements (SLA), una particolare clausola utile per stabilire i livelli di servizio attesi (tempi di risposta, qualità del servizio e altre metriche essenziali). 

A chi rivolgersi per chiedere un servizio di gestione 

Uno degli ambiti di applicazione del servizio di outsourcing coinvolge le attività di marketing: i servizi più richiesti dalle aziende sono, ad esempio, la pianificazione e l’attivazione di campagne di in store marketing, merchandising, selezione del personale, staff eventi, o creazione di reti vendita ad hoc. Trattandosi di servizi cruciali per la reputazione e il successo di un’azienda, risulta indispensabile scegliere un partner qualificato, in grado di offrire il massimo in termini qualitativi e di efficienza. Hostess & Promoter può supportare la tua impresa grazie a servizi in outsourcing nell’ambito della logistica e del marketing: contatta i consulenti e richiedi un preventivo gratuito!