Material Promocional en la tienda – Cómo Conseguirlo sin Riesgo
Material de Promoción en la Tienda y Promoción en Punto de Venta, dos carad de la misma moneda.
Pensar en llevar a cabo una actividad en un punto de venta sin material promocional es como comprar sabiendo que no tienes dinero en el bolsillo: totalmente inútil.
El material de promoción se ha convertido en una parte fundamental para las marcas debido a su función principal: atraer la atención del consumidor potencial, ocultando así la presencia de competidores.
Pronto profundizaremos en el tema del material POP UP en las promociones de punto de venta dando algunos consejos útiles sobre cómo presentarse mejor a su público objetivo.
En este artículo centraremos nuestra atención en la logística del material promocional y en lo fácil que es perder el control de los productos.
In Store Promotion es una actividad de marketing operativa dedicada a despertar interés y asombro en el consumidor final por parte de promotores especializados, que ofrecen productos o servicios dentro de GDO. De hecho, la tienda genera millones de días hábiles durante un año solo en el territorio nacional.
Hoy en día es prácticamente imposible no encontrarse con un tour promocional o un día especial durante el fin de semana en los numerosos supermercados que conforman la red nacional de distribución organizada a gran escala: encontramos promotores en Carrefour, promotores en Caprabo, promotores en Alcampo, promotor en Spar, promotor en Bon Preu y promotor en Corte Ingles, sin mencionar a los promotores en los stands promocionales de los centros comerciales.
¿ A quién confiar la gestión operativa de una actividad de almacén ? 
La estructura organizativa que se relaciona con la promoción en punto de venta se compone de varias divisiones: desde la fase de diseño donde se analizan las necesidades del cliente, hasta la implementación de la actividad promocional y la transformación de todos los pasos operativos, comenzando desde la logística promocional.
Por esta razón, antes de activar cualquier promoción en la tienda, el departamento de marketing de una marca diseña el material de promoción para garantizar la visibilidad y atraer la mayor cantidad de clientes posible.
El cliente (cliente) en este punto tiene dos opciones:
- Confiar toda la actividad promocional a una sola agencia de marketing operativa.
- Encargar parte de la actividad promocional a varias agencias locales en el territorio nacional.
En el primer caso, la mayor ventaja es tener un solo interlocutor que se encarga de la gestión directa de varias partes de la estructura organizativa de Instore Promotion.
Las grandes agencias de comercialización operativa que operan en todo el territorio nacional generalmente trabajan sin subcontratación local y operan a la vanguardia de todas las fases: reclutamiento de promotores, producción, marca, preparación de kits y envío de material promocional, report e informes fotográficos al final de la actividad.
Este control total ciertamente optimiza el tiempo de las comunicaciones en la fase operativa y administrativa posterior a la actividad.
Esta solución es menos efectiva y probablemente más costosa si los días hábiles son pocos y se limitan a un área geográfica restringida.
En el segundo caso, la mayor ventaja es la competencia entre proveedores que permite al cliente activar un juego a la baja y, por lo tanto, reducir los costes por día.
Es importante recordar que la actitud negativa hacia la confirmación del personal y las agencias de logística los lleva a bajar sus estándares de calidad, a expensas de la promoción misma. Esto se aplica no solo al personal profesional, como los promotores especializados, sino también a la producción de material promocional y de alta calidad.
Advertencia: la percepción que tiene un consumidor de una marca y su visibilidad hacen la diferencia durante la fase de compra.
Una vez que la agencia ha sido elegida y estudiada en conjunto cómo producir el material promocional, pasamos a la parte de su movimiento hacia los supermercados de la zona.
Con la misma lógica que la subcontratación, es extremadamente importante asegurarse de que la agencia tenga el control total del movimiento del material de promoción en 
las tiendas destinadas a albergar las actividades.
El material de promoción en la tienda a menudo se maneja en kits, que se componen principalmente de escritorios de tapa dura desechables, roll-ups, tótems y flyers de información sobre la promoción actual; si, por ejemplo, se requiere que el promotor demuestre una arena para gatos que no deja olores en uso, el kit consistirá en un escritorio promocional de marca, la arena en sí que representa el producto a la venta y postales o cupones de descuento que explican la oferta.
Una vez que el material promocional se ha agrupado en un kit y está listo para ser enviado, el cliente tiene la posibilidad de elegir dónde enviar los productos.
Dos destinos:
- El material promocional se envía directamente al PDV.
- El material promocional se envía a la casa del promotor asignado para llevar a cabo la actividad.
En ambas opciones, el material debe salir al menos 4 días antes de la actividad en distribución a gran escala para asegurarse de que llegue a tiempo (excepto en las islas, donde se recomienda al menos 1 semana de anticipación). La importancia de facilitar la operación logística es crucial para no correr el riesgo de que la actividad promocional se retrase o se posponga (debido a la pérdida / daño de los bienes).
El caso 1 parecería el más seguro: enviar los productos directamente al punto de destino final evita hacer demasiados pasajes y triangulaciones, lo que a su vez puede crear problemas logísticos de todo tipo. ¡¡Muy cierto!! Pero, ¿estamos seguros de que los productos, que llegaron a su destino, se gestionan y supervisan correctamente hasta el día de la actividad promocional en la tienda?
Cada departamento de logística en GDO tiene su propio gerente que a su vez coordina un equipo de trabajadores de almacén y trabajadores de almacenamiento.
Estos últimos se dividen en turnos de trabajo y gestionan todo el material que entra y sale de la tienda. Probablemente, si el material es voluminoso (por ejemplo, una paleta con una isla promocional dentro), es difícil que pase desapercibido. En este caso, se supervisará para configurarlo en una tienda cercana a la promoción.
Si, por otro lado, el material es un paquete pequeño, que incluye un simple escritorio de tapa dura con unos cientos de folletos, es más fácil perderlo.
A menudo, el mayor riesgo está en el cambio de turno: si no se realiza una entrega completa con colegas en el departamento, es muy probable que se pierda u olvide un kit promocional de medidas modestas en algún lugar, o se maneje a la entrada del supermercado en las oficinas del punto de información, pero sin ninguna comunicación con el gerente del departamento.
Estos son los errores más triviales, pero también los más comunes que te hacen perder el control de los productos promocionales. Estos malentendidos ocurren en las mejores cadenas de tiendas.
El error es humano y siempre está a la vuelta de la esquina, pero en este caso el cliente de la actividad promocional nos perderá, y nos veremos obligados a posponer la actividad promocional en la tienda y realizar otro envío.
A menudo sucede que la agencia pasa mañanas enteras informando de la mala gestión del material promocional a los gerentes de departamento, sin resolver el problema; la promotora se ve obligada a regresar a casa sin haber llevado a cabo su negocio.
El caso 2 parece ser el menos seguro: enviar los productos al promotor asignado a la actividad podría ser un riesgo demasiado alto, ya que es un recurso externo que a menudo se presta a
colaboraciones de trabajo para mantenerse al día con los estudios.
Y en cambio, las estadísticas nos dicen que a menudo es la mejor solución en términos de supervisión y control: el recurso está motivado y fortalecido al sentirse una parte integral de la actividad porque entra en juego incluso antes de que comience su actividad en la tienda.
La tarea de la agencia es hacer acuerdos con el promotor para la recepción del material promocional para que, una vez entregado, verifique que esté completo y en perfecto estado.
El día de la actividad, debe llevar claramente el kit promocional a la tienda y configurarlo siguiendo las pautas recibidas de la agencia.
Una vez que se hayan llevado a cabo las diversas verificaciones de acceso en el departamento de seguridad y se haya recibido la autorización de acceso, el promotor tendrá la oportunidad de configurar 20 minutos antes del inicio de la actividad. Como último paso antes del comienzo del día promocional, debe enviar una fotografía del stand promocional completo al gerente de proyecto de la agencia.
Una vez que se ha recibido la confirmación de idoneidad del stand o banquete, comienza la actividad promocional.
Los datos objetivos nos han dado razones para continuar lo más lejos posible en este camino y alentar a los clientes a permitir que la agencia organice la logística junto con su personal profesional.
El equipo promotor de Hostess & Promoter:
Llevamos a cabo actividades de producción y marca de material promocional dirigido a la venta de su producto, sugiriendo el tipo de visibilidad más cercano a su presupuesto o sus objetivos.
Gracias a nuestro almacén y al departamento de logística interna, podemos almacenar el material para su negocio durante mucho tiempo, organizar los kits para envíos individuales y verificar que los productos lleguen a su destino a tiempo y en perfectas condiciones.
A partir de sus objetivos de ventas, construyamos juntos una experiencia que alcance su objetivo, garantice un suministro constante y una mejor visibilidad de la tienda.
