Come organizzare un tour promozionale: 5 elementi chiave

 “Essere dove si trova il nostro target” è una delle regole auree del marketing.

Il tour promozionale rientra in quelle attività di marketing fondamentali per creare empatia e connessioni con i potenziali clienti.

Il tour promozionale nel marketing operativo assume un ruolo centrale dal momento che permette ad un brand di avvicinarsi al pubblico. 

L’elemento più importante in un contesto di questo tipo, è quello di far vivere un’esperienza, far provare prodotti e creare un contesto di fiducia.

La condivisione dei valori dello stesso brand serve a rafforzare la sua “identity” per incrementare di conseguenza la reputazione del marchio.

Da questo punto di vista, un tour promozionale, o roadshow, è un evento itinerante che ha come obiettivo quello di calamitare l’attenzione della gente intorno ad un insieme di attività.

Gli obiettivi finali sono sempre gli stessi, imprescindibili: avvicinare il maggior numero di persone in target, raccogliere contatti, far provare prodotti e servizi, creare viralità sui social (fondamentali per la buona riuscita di un tour promozionale) sia in fase prima, durante e dopo l’evento.

Quanto è importante scendere in strada e arrivare a contatto con il proprio target? Moltissimo. Oggi, nell’oceano di offerte commerciali e di brand, distinguersi è sempre più difficile.

Un tour promozionale può davvero fare la differenza e intercettare l’interesse di un pubblico sempre più assuefatto agli stimoli del marketing tradizionale.

Quali sono gli elementi imprescindibili per organizzare un tour promozionale?

Obiettivi: senza sapere cosa si deve raggiungere e come misurare il successo (o il fallimento) di un’attività di marketing non è possibile avviare alcuna operazione promozionale.

A monte di tutto questo è fondamentale pianificare nel minimo dettaglio il tour promozionale:

1. individuare i messaggi da comunicare,
2. occuparsi dei permessi di volantinaggio o dell’occupazione del suolo pubblico sui diversi Comuni toccati durante il tour,
3. individuare i luoghi dove si concentra maggiormente il nostro target
4. cercare le differenti tipologie di approccio tramite studiati e minuziosi format promo-comunicazionali.

Soltanto grazie all’aiuto di un’agenzia specializzata nelle attività di field marketing è possibile pianificare un tour promozionale efficace e, soprattutto, misurabile.

E se un’agenzia creativa preparerà il progetto di comunicazione, l’agenzia di marketing off line come Hostess & Promoter opererà per la sua concreta realizzazione.

Di cosa si occupa un team leader

Team leader: figura di coordinamento e raccordo di tutta l’operazione, quello che chiamiamo BRAND AMBASSADOR, l’ambasciatore del brand e colui che lo rappresenta in tour e in loco sotto ogni punto di vista.

Deve possedere adeguate skills e know how spendibile nella tipologia di attività che sarà svolta durante il tour: a formazione, il controllo e coordinamento dello staff, del materiale di visibilità, dell’allestimento e delle numeriche di sampling distribuiti/da distribuire, gestione mezzi mobili e diarie per il team.

Il suo compito sarà quello di rendicontare l’intero evento, tappa per tappa e fare da mediatore tra l’azienda e il cliente finale.

Di cosa si occupa lo staff durante l’evento

Staff: cuore di tutta l’operazione. Lo staff deve essere formato su tutte le attività da svolgere, ma anche e soprattutto sullo spirito del brand e sulle caratteristiche dei prodotti/servizi pubblicizzati nel tour.

Considerato che nelle attività come quelle di un tour promozionale, i messaggi di comunicazione sono filtrati dallo stesso staff, fornire brief e formazione adeguati sono elementi chiave del successo dell’iniziativa.

Come creare il perfetto materiale brandizzato

Materiale brandizzato: può sembrare una ovvietà, ma non lo è.

È scontato per una attività di promozione su strada preparare del materiale di comunicazione, ma qual è il più adatto? Volantini, vele, manifesti, furgoni brandizzati?

Consigliatissimo prima del tour far produrre outfit brandizzati per attirare l’attenzione e dare un’immagine pulita e chiara dell’azienda in tour. Non più i vecchi e formali tailleur, bensì outfit originali, alla moda e con loghi visibili.

La scelta del materiale di comunicazione è importante; quello che consigliamo ed essere sempre originali per attirare l’attenzione delle persone e dare ad esse materiale che possono portare a casa propria.

Avvicinare il target nel giusto modo con il giusto approccio e con la giusta esperienza è fondamentale nel field marketing.

In luoghi e circuiti dove non può essere immediatamente acquistato il prodotto, il sampling offre una Call to Action efficace: aiuta l’idea di poter avere ritorni di investimento successivi all’attività.

La Meccanica promozionale di brand engagement

A seguito di un brief chiaro e dettagliato, fornito dal reparto marketing dell’azienda o della sua agenzia di comunicazione, Hostess & Promoter provvede ad istruire tutto lo staff coinvolto nell’attività del tour promozionale grazie ad una divisione operativa che struttura e pianifica test in base ai briefing ricevuti dal cliente.

Avere un perfetto canale di formazione e istruzione dello staff non solo fa la differenza, ma permette l’esistenza stessa dell’attività di field marketing.

E per questo*Hostess & Promoter vanta proprio più di 10 anni di esperienza nella conduzione di attività below the line e nella formazione dello staff al fine di predisporre una perfect execution.

In conclusione, si può dire che il tour promozionale è tra le più efficaci attività di marketing operativo che permettono di raggiungere il pubblico in modo capillare.

Inoltre, con 1 stesso format testare, si può studiare anche le reazioni delle diverse parti d’Italia, dialogare con le persone e far provare prodotti e servizi, oltre che fidelizzare chi è già cliente.

L’impiegare brand ambassador, il muoversi online dopo aver pianificato strategie offline e l’aver individuato gli obiettivi di comunicazione grazie al supporto di professionisti del settore  sono aspetti

fondamentali, ma tutte queste best practices devono avere un unico scopo: far sentire un brand vicino alle persone.