Hostess Congressuale: Chi è e Perché è Così Importante

Dopo tante limitazioni, finalmente sta ritornando uno degli aspetti che più ci sono mancati con la pandemia e i vari lockdown: gli eventi dal vivo. È piacevole per la maggior parte di noi staccarsi dagli schermi sui quali siamo abituati a lavorare diverse ore al giorno e poter finalmente dedicare il nostro tempo a vivere fisicamente un evento offline, di qualsiasi ambito o tipologia. È anche un modo per incontrare nuovamente collaboratori, stakeholders, colleghi e amici, potendo così fare nuove conoscenze lavorative e professionali, oltre che assaporare un clima che solamente un evento dal vivo può regalare.

Sono gli spettacoli, gli eventi, le manifestazioni e i concerti i principali luoghi di incontro in cui le persone possono festeggiare, godersi il momento, emozionarsi e concedersi un po’ di sano relax.

Non dobbiamo mai dimenticarci, però, che un grande evento non è nulla senza un’ottima organizzazione: definire con più precisione possibile il budget, capire quali sono gli obiettivi che vogliamo raggiungere, dedicare ampio spazio alla comunicazione e alla promozione, stabilire la quantità (e la qualità) del team di lavoro, scegliere una location adatta ad accogliere tutti gli ospiti e molte altre attività fanno la differenza tra un evento qualunque e un’occasione che gli ospiti ricorderanno per molto tempo.

Un evento, però, si costruisce in un unico modo: con le persone giuste. Non persone qualsiasi, ma altamente qualificate, ognuna con il proprio ruolo, capaci di eseguire i vari incarichi dettati dai responsabili e trovare soluzioni in tempi stretti ad eventuali problematiche che possono sorgere nel corso dell’evento. Perché, ricordiamo, gli imprevisti fanno parte del gioco.

Cosa fa l’Hostess Congressuale?

Una delle skills di assoluto valore che un buon team di lavoro deve possedere è quella del problem solving. Gestire al meglio le problematiche o gli imprevisti fa la differenza e, in alcuni casi, sposta l’ago della bilancia verso la piena soddisfazione dei partecipanti.

Tra i tanti ruoli che compongono un team di field marketing strutturato, troviamo l’Hostess Congressuale. Ma facciamo un passo indietro: chiariamo prima che cos’è un congresso. Un congresso è un evento formale, una riunione di persone in cui partecipano donne e uomini di alto profilo. I congressi possono essere di vario genere: convegni di partito, convegni aziendali, convegni culturali e tanto altro. È chiaro quindi che eventi di questo calibro necessitano di personale qualificato, attento, predisposto e perché no, anche di bella presenza, per soddisfare al meglio le necessità del brand, lasciando un ricordo piacevole nella mente di tutti gli stakeholder.

Le competenze richieste

Innanzitutto, sono essenziali conoscenze e competenze in ambito relazionale e comunicativo. Uno dei tasks più comuni è colmare eventuali dubbi dei partecipanti, fornire indicazioni, accoglierli all’interno della location. Cordialità, educazione, predisposizione all’accoglimento sono caratteristiche che una Hostess Congressuale deve possedere.

Se i congressi sono internazionali, una competenza richiesta è la conoscenza approfondita di almeno un’altra lingua, che nella maggior parte dei casi è l’inglese. Saper comunicare con tutti i presenti in maniera efficace ed esaustiva, anche in lingua straniera, è sempre un plus che rende la Hostess Congressuale una figura ricercata.

Un altro aspetto interessante di cui deve occuparsi la Hostess Congressuale è recepire informazioni utili sulla customer satisfaction. O meglio, sarà il team di marketing ad analizzare a posteriori i dati, ma sicuramente un importante compito è assegnato alla Hostess di Congresso, che deve captare le informazioni e, successivamente, raccogliere i dati che poi serviranno a comprendere i numeri della giornata, per esempio tramite questionari di gradimento.

L’Hostess, infine, dev’essere molto rapida nell’esecuzione dei vari compiti, altrimenti il rischio è quello di rallentare i singoli processi del congresso, non rispettando le tempistiche inizialmente stabilite. È buona cosa quindi avere competenze organizzative e di gestione del timing.

Si può, in poco tempo, notare la differenza tra una Hostess Congressuale alle prime armi rispetto ad una figura che ha ben chiaro quali sono i suoi compiti, l’organizzazione, la comunicazione e molte altre qualità.

L’importanza della formazione

Le competenze da possedere per una Hostess Congressuale non sono poche, ma sicuramente si possono imparare in tempi relativamente brevi. Costruire un team di esperti nel field marketing richiede investimenti in termini di formazione del personale che, in compenso, restituiscono risultati sorprendenti. Lasciare il proprio brand e i propri congressi in mano a persone poco o per nulla qualificate, porta a compromettere l’intero lavoro di marketing eseguito nei mesi precedenti.

I compiti dell’Hostess Congressuale

All’interno di un evento prestigioso, come può essere un importante congresso o convegno, l’Hostess Congressuale porta a termine differenti compiti. Vediamoli insieme:

• distribuzione di cibi e bevande ai partecipanti;
• ausilio nella lettura dell’infografica nella location;
• accompagnamento degli ospiti nella sala principale o in sale secondarie;
• distribuzione di materiale come volantini, opuscoli o qualsiasi cartaceo che aiuti l’ospite a seguire con più coinvolgimento l’evento;
• distribuzione – solitamente alla fine del congresso – di eventuali gadget;
• consegna di premiazioni;
• sistemazione del guardaroba;
• raccolta di informazioni utili all’azienda;
• posizionamento e allestimento di materiale promozionale;
• gestione degli interventi a microfono.

Questi i principali e fondamentali compiti che, come accennato in precedenza, aumentano il valore percettivo del congresso, potenziando la customer experience del brand.

In Hostess & Promoter, da sempre mettiamo a disposizione di piccoli e grandi brand Hostess e Steward congressuali – fornendo un giusto equilibrio in termini di parità di genere – all’interno di congressi, convegni ed eventi importanti. Tutti i nostri ragazzi sono altamente qualificati per cogliere al meglio le richieste di ogni singolo cliente, in modo tale da ottenere i risultati desiderati. Ogni azienda ha la possibilità di scegliere il personale che meglio soddisfi i risultati di business, aumentando la brand reputation.

Hostess & Promoter lavora e organizza eventi, meeting e congressi su tutto il territorio nazionale, mettendo sempre al primo posto la soddisfazione finale del cliente attraverso Hostess e Steward in grado di gestire al meglio tutti i singoli step che compongono una grande occasione di business.