Nell’immaginario comune il termine location fa venire in mente un ambiente bello, in cui ogni dettaglio sia curato perfettamente, e assolutamente nulla sia fuori posto. Un luogo in cui possano essere ospitati eventi o fiere e in cui tutti gli ospiti si sentano a proprio agio.
Ma come si è giunti a questo collegamento diretto? E, soprattutto, come ha fatto la parola location a diventare un termine di uso comune?
In origine il vocabolo location era proprio del mondo dello spettacolo, e stava ad indicare luoghi selezionati e allestiti per poter essere utilizzati per riprese cinematografiche, per spot pubblicitari o più semplicemente per shooting fotografici.
Le location, però, non sono più strumenti esclusivi del cinema e dello spettacolo.
Con gli anni questo termine è entrato a far parte della nostra vita quotidiana, a rappresentare posti destinati all’organizzazione eventi.
Le location, quindi, nell’immaginario comune sono diventate un elemento fondamentale per realizzare un evento di successo.
Ma quali parametri devono essere tenuti in considerazione per la scelta di una location?
In questo articolo noi di Hostess&Promoter abbiamo deciso di stilare una guida alle location, nella quale parleremo di:
- tipi di location;
- come scegliere la location più adatta alle proprie esigenze;
- perché una bella location non è sinonimo di evento di successo.
Dato che la nostra agenzia è specializzata in servizi di field marketing questa guida si concentrerà intorno alle location che vengono utilizzate per eventi pubblici, fieri, o per eventi di formazione, escludendo matrimoni e celebrazioni personali.
Tipi di location: quali e quanti sono.
Come abbiamo già detto, quando si parla di location solitamente ci si riferisce ad un luogo specifico organizzato appositamente per ospitare un evento sia questo un evento aziendale, una fiera di settore o un evento privato come, ad esempio, il ricevimento di un matrimonio.
Se nel caso del matrimonio la scelta del luogo in cui organizzare il ricevimento verte solamente intorno alla bellezza, per le fiere di settore o gli eventi aziendali la questione è molto differente.
Nell’organizzazione di un congresso, di un meeting o di una fiera, infatti, non è importante che la location sia bella, ma è fondamentale che questa sia funzionale alle finalità stesse dell’evento. Ogni location, quindi, deve essere scelta non solo per la propria bellezza, ma soprattutto per le sue caratteristiche specifiche che dovranno essere funzionali alla manifestazione e, contemporaneamente, adeguate alle norme di legge. .
Scegliere una location, quindi, significa tenere conto di determinati fattori come:
- il tipo di evento che dovrà essere ospitato;
- posizione geografica della location;
- la dimensione, le caratteristiche e la disposizione degli spazi;
Tutti questi fattori contribuiranno a determinare la scelta della location idonea all’evento e, ovviamente il successo di quest’ultimo.
Location per eventi aziendali: quali sono le migliori?
Quando si parla di eventi aziendali solitamente ci si riferisce a meeting o a congressi e quindi ad eventi formativi o informativi, principalmente relativi al settore b2b o comunque a settori specifici.
Le location per l’organizzazione di meeting e congressi devono avere quattro caratteristiche fondamentali:
- uno stile in linea con l’identità e con i valori di chi organizza l’evento.
- interni di dimensioni adeguate alla quantità di pubblico previsto che, a differenza delle fiere, sarà statico e quindi verosimilmente seduto;
- una collocazione geografica che sia ben raggiungibile sia con mezzi pubblici che privati;
Insomma, nella scelta della location che debba ospitare un meeting o un congresso la fanno da padrone il tema del meeting e il numero di persone che dovranno partecipare all’evento.
Un plus è determinato dalle convenzioni con strutture ricettive nelle vicinanze, in cui i partecipanti al meeting possano pernottare senza doversi occupare in prima persona della prenotazione.
Ovviamente questo plus è più forte se la location del meeting è l’area congressi di un business hotel o di un meeting hotel, ma ripetiamo, tutto dipende del tipo di evento organizzato.
Come scegliere la location per una fiera: dalla dimensione degli spazi fino alla gestione degli ospiti.
Nella scelta della location idonea per ospitare una fiera, invece, ci si dovrà concentrare su fattori ben più complessi.
Le caratteristiche da tenere in considerazione per questa scelta sono:
- la quantità di spazi a disposizione, il loro collocamento e la loro dimensione;
- la possibilità di personalizzazione e la velocità di allestimento delle aree interne;
- la quantità e la qualità dei servizi che l’ente fiera offre a chi decide di esporre al suo interno;
- la presenza di punti di ristoro;
- il posizionamento geografico strategico che deve essere in linea sia con l’identità della fiera che con le necessità e gli interessi del suo target di riferimento;
La parola d’ordine per scegliere la location di una fiera è: dimensione.
Maggiori saranno le dimensioni degli ambienti, maggiore sarà la possibilità di organizzare il loro interno e di gestire gli spazi in base alle norme di legge, alle necessità degli organizzatori e a quelle dei partecipanti.
Ma la location è solamente uno dei fattori che contribuisce a creare un evento di successo.
Il segreto di un evento di successo: una location ben selezionata, un’organizzazione impeccabile e personale altamente professionale a prendersi cura degli ospiti.
Il segreto per la buona riuscita di un evento, sia esso una fiera, un congresso o un meeting non risiede solo ed esclusivamente nella scelta della location perfetta.
La ricetta che permette di realizzare un evento di successo è composta da un insieme di fattori:
- organizzazione;
- personale professionale che possa prendersi cura di ogni necessità degli ospiti;
- una location selezionata su misura.
Se l’organizzazione e la scelta della location sono processi interni all’azienda, per la selezione del personale deputato a gestire gli ospiti è bene affidarsi a soluzioni in outsourcing che prevedano la possibilità di entrare in contatto con profili professionali specifici.
Noi di Hostess&Promoter, agenzia di marketing operativo specializzata in field marketing, siamo la soluzione migliore per la selezione e la gestione delle figure professionali che dovranno occuparsi di accogliere gli ospiti del tuo evento di successo.
Grazie al nostro database di più di 130.000 profili professionali che vede al suo interno la presenza di hostess e steward specializzati in fiere e in eventi, affideremo la gestione dei tuoi ospiti solamente ai migliori esperti del settore.
Contattaci subito e richiedi un preventivo gratuito oppure, se vuoi saperne di più, scopri i nostri case history.
Hostess&Promoter, soluzioni di field marketing su misura per te.
