Materiale Promozionale – come farlo arrivare In Store senza rischi

Materiale promozionale e In Store Promotion, due facce della stessa medaglia.

Pensare di svolgere un’attività instore senza materiale promozionale è come fare la spesa sapendo di non avere in tasca i soldi: totalmente inutile.
Il materiale POP è diventato fondamentale per i brand proprio per la sua principale funzione: attirare l’attenzione del potenziale consumatore, offuscando così la presenza dei competitors.
Approfondiremo presto il tema del materiale POP UP nelle instore promotions dando alcuni consigli utili su come presentarsi al meglio al proprio target di riferimento.

In questo articolo concentreremo la nostra attenzione sulla logistica del materiale promozionale e di come è facile perdere il controllo della merce.
La In Store Promotion è un’attività di marketing operativo dedicata a suscitare interesse e stupore nel consumatore finale da parte di promoter specializzati, proponendo prodotti o servizi all’interno delle GDO. L’instore infatti genera milioni di giornate lavorative durante un anno nel solo territorio nazionale.
E’ praticamente impossibile al giorno d’oggi non imbattersi in un tour promozionale o in una giornata spot durante il fine settimana nei numerosi supermercati che formano la rete nazionale della grande distribuzione organizzata: troviamo promoter in Conad, promoter in Finiper, promoter in Auchan, promoter in Eurospin, promoter in Esselunga e promoter in Coop, per non parlare delle promoter presso gli stand promozionali nelle gallerie commerciali.

A chi affidare la gestione operativa di un’attività instore.

La struttura organizzativa che riguarda la In store Promotion è composta da più articolazioni: dalla fase di progettazione dove vengono analizzate le esigenze del cliente, alla realizzazione dell’attività promozionale e di trasformazione di tutti i passaggi operativi, a partire dalla logistica promozionale.
Per questo motivo, prima di attivare qualsiasi instore promotion, l’ufficio marketing di un brand progetta il materiale promozionale per garantirsi visibilità ed attirare a sè più clienti possibili.
Il cliente (committente) a questo punto ha due scelte:

1. Affidare l’intera attività promozionale ad un’unica agenzia di marketing operativo
2. Affidare parte dell’attività promozionale a più agenzie locali sul territorio nazionale

Nel primo caso, il vantaggio più grande è quello di avere un unico interlocutore che prenda in gestione diretta più parti della struttura organizzativa dell’Instore Promotion.
Le grandi agenzie di marketing operativo che operano su tutto il territorio nazionale, solitamente, lavorano senza subappalti locali ed operano in prima linea su tutte le fasi: reclutamento delle promoter, produzione,, brandizzazione, kittaggio e spedizione del materiale promozionale, reportistica dati e foto a fine attività.
Questo pieno controllo ottimizza sicuramente i tempi sulle comunicazioni in fase operativa ed amministrativa post attività.
Questa soluzione è meno efficace e probabilmente più dispendiosa se le giornate lavorative sono poche e limitate ad un’area geografica ristretta.

Nel secondo caso, il vantaggio più grande è la concorrenza tra fornitori che permette al Committente di attivare un gioco al ribasso e quindi dei costi a giornata inferiori.
E’ importante ricordare che l’attitudine al ribasso per la conferma delle agenzie di staff e logistica porta le stesse ad abbassare i propri standard qualitativi, a discapito della promozione stessa. Questo vale non solo per lo staff professionale quali promoter specializzati, ma anche per la produzione di materiale promozionale di livello e qualità.

Attenzione: la percezione che un consumatore ha di un brand e della sua visibilità fa la differenza in fase di acquisto.

Una volta scelta l’agenzia e studiato insieme come produrre il materiale promozionale, si passa alla parte della sua movimentazione verso i supermercati sul territorio.

Con la stessa logica dei subappalti, è estremamente importante assicurarsi che l’agenzia abbia pieno controllo della movimentazione del materiale promozionale ai punti vendita destinati ad ospitare le attività in store.

Il materiale promozionale nella In Store Promotion è molto spesso gestito in kit, che sono composti principalmente da desk in cartonato usa e getta, roll-up, totem e flyers informativi sulla promozione in essere; se per esempio alla promoter è richiesta una dimostrazione di una lettiera per gatti che non tralascia odori nella fase di utilizzo, il kittaggio sarà composto da un desk promozionale brandizzato, dalla lettiera stessa che rappresenta il prodotto di vendita e da cartoline o buoni sconto che spiegano l’offerta.
Una volta che il materiale promozionale è stato raggruppato in kit e pronto per essere spedito, il cliente ha la possibilità di scegliere dove inviare la merce.

Due le destinazioni:

1. Il materiale promozionale viene spedito direttamente sul PDV
2. Il materiale promozionale viene spedito presso l’abitazione della promoter incaricata a svolgere l’attività 

In entrambe le opzioni, il materiale deve partire almeno 4 giorni prima dell’attività in GDO per assicurarsi che arrivi in tempo (ad eccezione delle isole, dove è consigliato almeno 1 settimana di anticipo). L’importanza dell’agevolare l’operazione di logistica è determinante per non rischiare che l’attività promozionale subisca ritardi o posticipi (causa perdita/danneggiamento merce).

Il caso 1 sembrerebbe quello più sicuro: spedire la merce direttamente al punto finale di destinazione evita di fare troppi passaggi e triangolazioni, che a loro volta possono creare intoppi logistici di ogni genere. Verissimo!! Ma siamo sicuri che la merce, arrivata a destinazione, venga gestita e monitorata correttamente fino al giorno dell’attività promozionale in store?

Ogni reparto logistica in GDO ha un proprio responsabile che a sua volta coordina un team di magazzinieri e addetti allo stoccaggio.
Questi ultimi sono suddivisi in turni di lavoro e gestiscono tutto il materiale in entrata e in uscita del punto vendita. Verosimilmente, se il materiale è ingombrante (ad esempio un pancale con all’interno un’isola promozionale), è difficile che passi inosservato. Sarà in questo caso monitorato per essere allestito instore a ridosso della promozione.
Se invece il materiale è un piccolo pacco, comprendente un semplice desk in cartonato con qualche centinaia di volantini, è più facile che venga smarrito.
Spesso il rischio più alto è al cambio di turno: se non viene fatto un passaggio di consegne completo con i colleghi di reparto, è molto probabile che un kit promozionale di modeste misure venga perso o dimenticato da qualche parte, oppure movimentato all’ingresso del supermercato presso gli uffici dell’info point, ma senza alcuna comunicazione al responsabile di reparto.

Sono questi gli errori più futili, ma anche più comuni che fanno perdere il controllo della merce promozionale. Questi disguidi capitano nelle migliori catene di GDO.

L’errore è umano ed è sempre dietro l’angolo, ma in tal caso a perderci è il committente dell’attività promozionale, che sarà costretto a posticipare l’attività promozionale in store ed effettuare un’altra spedizione.

Succede spesso che l’agenzia passi mattinate intere a denunciare la mal gestione del materiale promozionale ai responsabili di reparto, senza però risolvere la problematica; la promoter si trova così costretta a tornare a casa senza aver svolto la propria attività.
Il caso 2 sembrerebbe invece quello meno sicuro: spedire la merce alla promoter assegnata all’attività potrebbe essere un rischio troppo alto, essendo una risorsa esterna che spesso si presta a collaborazioni lavorative per mantenersi agli studi.
Ed invece, le statistiche ci dicono che è spesso la soluzione migliore in termini di supervisione e controllo: la risorsa viene motivata e responsabilizzata sentendosi parte integrante dell’attività perchè entra in gioco ancor prima che inizi la sua attività nel punto vendita.
Compito dell’agenzia è prendere accordi con la promoter per la ricezione del materiale promozione affinchè verifichi, una volta recapitato, che sia completo ed in perfette condizioni.
Il giorno dell’attività dovrà chiaramente portare con sè il kit promozionale fino al punto vendita ed allestirlo seguendo le linee guida ricevute dall’agenzia.
Una volta effettuati i vari controlli di accesso presso il reparto sicurezza e ricevuta l’autorizzazione d’accesso, la promoter avrà la possibilità di effettuare l’allestimento 20 minuti prima dell’inizio dell’attività. Come ultima operazione prima dell’inizio della giornata promozionale, dovrà mandare una fotografia dello stand promozionale al completo al project manager dell’agenzia.
Una volta ricevuta conferma di idoneità dello stand o banchetto, si dà il via all’attività promozionale.

Dati oggettivi ci hanno dato ragione nel proseguire quanto possibile su questa strada ed incoraggiare i clienti a lasciare che sia l’agenzia ad organizzare la logistica insieme al proprio staff professionale.

Il team di promoter di Hostess & Promoter:

Eseguiamo attività di produzione e brandizzazione di materiale promozionale mirato al sell-out del tuo prodotto, suggerendoti la tipologia di visibilità più vicina al tuo budget o ai tuoi obiettivi.
Grazie al nostro magazzino e al reparto di logistica interno, riusciamo a stoccare il materiale per la tua attività per un tempo prolungato, organizziamo i kit per spedizioni singole e controlliamo che la merce arrivi a destinazione in tempo e in perfette condizioni.

Partendo dai tuoi obiettivi di vendita, costruiamo insieme un’esperienza che raggiunga il tuo target, garantisca un costante rifornimento e una migliore visibilità instore.