Permessi di volantinaggio e Occupazione Suolo Pubblico: come affidarsi a mani esperte

Quando di organizza un’attività outdoor è fondamentale strutturare in modo impeccabile una richiesta di Occupazione suolo pubblico o per ottenere dei permessi di volantinaggio.

E’ infatti a primavera che i brand scendono in piazza, sulle strade e nei mercati rionali per intercettare il proprio target di riferimento.

Ripartono ora le azioni di volantinaggio, i tour promozionali, i roadshow ed i temporary store, attività per le quali sono richiesti permessi comunali come occupazione di suolo pubblico e/o la distribuzione di materiale pubblicitario.

Quando parliamo di Occupazione Suolo Pubblico e Permessi di Volantinaggio, a cosa ci riferiamo esattamente?

L’Occupazione di Suolo Pubblico, momentanea o permanente, è la richiesta formale di impegnare fisicamente aree gestite dal Comune all’ interno di un’area concordata e quotata al metro quadro.

I permessi di volantinaggio sono invece pratiche burocratiche necessarie per poter svolgere azioni di distribuzione di volantini, gadget o samples (prodotti campione), seguendo spesso un percorso pianificato con roadmap. Nella maggior parte dei casi si paga in base al numero di persone impiegate nella distribuzione per ogni giornata di attività.

Come si può fare richiesta per una attività di occupazione suolo pubblico o permessi di volantinaggio?

Nel caso di tour outdoor, lanci di prodotto, distribuzione di flyers o sampling, la natura della richiesta è promozionale e quindi volta alla pubblicizzazione di un prodotto o di un servizio in un lasso di tempo prestabilito e comunicato all’ interno della richiesta.

Quest’ultima può essere fatta dall’ azienda committente o dall’ agenzia di marketing alla quale è stata commissionata l’attività in subappalto, ma è fondamentale sapere come presentare la richiesta agli uffici competenti.

Nel nostro paese la modulistica richiesta, i tempi e soprattutto i costi cambiano da Comune a Comune.

Questo aspetto rende lo scenario italiano particolarmente complesso e variegato se pensiamo ai 7.915 Comuni italiani.

Esempi di occupazione suolo pubblico e permessi burocratici: Roma, Milano e Firenze!

A Roma, ad esempio, ci sono zone interdette come il Vaticano, San Pietro e Borgo Pio dove i volantinaggi sono proibiti, mentre il resto della città è diviso in 15 Municipi; per una distribuzione di volantini o gadget è necessaria l’indicazione di almeno una via per municipio che si desidera percorrere.

A Milano, invece, la presentazione dell’istanza di occupazione suolo pubblico, deve essere recapitata dal committente stesso o da un incaricato delegato, mostrando il volantino o il gadget originale che si intende distribuire qualche giorno prima dell’inizio distribuzione.

A Firenze, per le attività di natura commerciale o pubblicitaria di promozione di beni e servizi svolte nelle aree di interesse storico culturale, viene calcolato un coefficiente maggiore rispetto ad altre zone della città, per la medesima attività.

Quali sono le tempistiche per una attività di occupazione suolo pubblico o permessi di volantinaggio?

Dipende. A seconda della grandezza del comune cambiano anche le tempistiche entro le quali richiedere i permessi: per occupazioni suolo pubblico si passa da pochi giorni anche a 3 mesi di anticipo tassativo.

Questo mare magnum di regole può portare, specialmente per l’attività di volantinaggio dove i costi sono più irrisori, a sottovalutare l’importanza di essere in regola, spingendo le aziende committenti o le agenzie meno scrupolose a scendere in strada senza i permessi comunali.

Nonostante sembri più facile fare finta di niente ed incrociare le dita, essere in regola conviene sempre, per evitare:

1. sanzioni salate moltiplicate per il n° di staff presente in attività;
2. stop in tempo reale delle attività, con conseguente danno economico e d’immagine;
3. mancata distribuzione di materiale stampato e brandizzato.

Quale può esser l’iter di richiesta occupazione suolo pubblico?

→Planimetria e Progetto Grafico:

Le informazioni devono essere dettagliate e chiare, foto esplicative e rendering della zona da occupare; servirà a far capire dove e come ci si vorrà posizionare. Solo in casi speciali è richiesta una planimetria firmata da un tecnico abilitato.

→Produzione di eventuali documenti aggiuntivi ai fini del rilascio:

Una volta inviata la richiesta, dopo che la stessa passa alla valutazione degli uffici, potrebbe essere richiesta un’integrazione che consiste nella produzione di documentazione aggiuntiva. Ogni integrazione deve avere come riferimento il numero di pratica rilasciato al primo protocollo.

→Ricerca Location ideale:

La chiave del successo è trovare la location ideale per il proprio target di utenza, ma non basta. Per scegliere la location ideale bisogna assicurarsi che lo scenario scelto supporti l’attività stessa.

Se si vuole allestire un temporary store che venda costumi da bagno, sarà auspicabile pensare a località più calde.

Per allestire uno stand gonfiabile 30×30, sarà meglio pensare a spazi con grandi piazze per aumentare la visibilità del brand e sfruttare la grandezza della struttura.

Se si pianifica l’allestimento di uno stand di giochi per bambini, è consigliabile posizionare la struttura in un’area chiusa al traffico, un giardino o un parco comunale.

→Pagamento del Canone:

Tutte le richieste di OSP saranno seguite dal pagamento di un canone chiamato “canone COSAP”. Il pagamento solitamente avviene una volta che il parere è positivo.

→Ritiro Autorizzazione:

Una volta ricevuto il parere positivo e dopo aver effettuato il pagamento potrebbe essere necessario ritirare fisicamente la richiesta al comune; nella maggior parte dei casi viene utilizzato un runner.

→Check Telefonico ai Comuni:

E’ consigliabile seguire le pratiche richieste passo passo, sollecitando il Comune e chiedendo aggiornamenti sullo stato della pratica. Impossibile contattare gli uffici competenti nel pomeriggio perché operativi solo la mattina.

Quali sono i plus di una richiesta occupazione suolo pubblico?

Il vero PLUS di una organizzazione e gestione nella richiesta di Occupazione Suolo Pubblico è un database costantemente aggiornato con normative e costi per le pratiche burocratiche comunali.

Tipologia di planimetria richiesta, tasso di affluenza dei passanti, costi di occupazione al metro quadro, orari di accesso carico e scarico degli allestimenti, costi di accessi ZTL, costi a volantino distribuito o obbligo di delega per la presentazione dell’istanza….queste sono solo alcune delle informazioni utili per qualsiasi richiesta.

Un database aggiornato lo si crea con il tempo, con l’esperienza e con la lungimiranza che i processi svolti con cura e attenzione alla lunga ripagano sempre.

Contattaci per scoprire di più sulle pratiche per occupazione suolo pubblico e permessi di volantinaggio.

Se ti affidi al partner giusto, fare un’occupazione suolo pubblico diventa un gioco da ragazzi, parola di Hostess & Promoter.