Organizzare eventi B2B: Tutto ciò che devi sapere

Organizzare eventi B2B significa stimolare la relazione con le aziende che, in varia misura, fungono da stakeholder per la propria attività (clienti, fornitori etc.). È una risorsa per far crescere il proprio business, per fidelizzare e, a certe condizioni, persino infoltire la propria rete di contatti.

Eppure organizzare eventi B2B non è affatto semplice. Il rischio di prodursi in pericolosi scivoloni, e quindi trasformare una soluzione in un problema, è molto alto. Nella peggiore delle ipotesi, i risultati si rivelano controproducenti.

Da qui, la necessità di conoscere lo strumento, di apprendere anzitempo le best practices per organizzare eventi B2B al meglio. Ne parliamo in questa breve ma esaustiva guida. 

Perché organizzare eventi B2B: ecco i vantaggi per le aziende

Con l’espressione eventi B2B si intendono tutti quegli eventi rivolti a entità aziendale e ai professionisti. Si contrappongono agli eventi B2C, che di contro si rivolgono ai clienti finali o alle persone comuni. 

Gli eventi B2B, per loro stessa natura, vantano un tono potenzialmente molto diverso dagli eventi B2C. Il centro del discorso è rappresentato dagli affari, dunque la componente dell’intrattenimento, pur permanendo, potrebbe essere posta in secondo piano. Di contro, si segnalano un grado di esigenza, persino di pretese, più elevato. Insomma, organizzare eventi B2B di successo significa organizzare eventi B2B utili.

Ad ogni modo, possiamo circoscrivere alcuni vantaggi che l’organizzazione di eventi B2B comporta.

• Rinsalda le relazioni con gli stakeholder. Gli eventi, per quanto incentrati sugli affari, costituiscono un’occasione di socialità, dunque impattano positivamente sulle relazioni. Un dettaglio non di poco  conto, quando si parla di fornitori e clienti. 
• Permette di presentare progetti e associare a questi percezioni positive. Gli eventi possono fornire l’occasione per annunciare nuovi progetti e per migliorare immediatamente la percezione che, di essi, hanno gli stakeholder. 
• Facilita la conclusione di accordi e la conduzione dei negoziati. Alcuni eventi fungono da base per la discussione di accordi. Anzi, organizzare un evento a margine dell’ultima fase di una trattativa può essere molto utile per ben predisporre gli interlocutori.
• Migliora l’immagine aziendale. In generale gli eventi B2B, ovviamente se ben organizzati, migliorano la brand reputation in quanto regalano un’esperienza positiva e innescano percezioni positive circa l’attività. 

Tipologie di eventi B2B

Esistono più tipologie di eventi B2B, ciascuna di essi in grado di facilitare il raggiungimento di uno specifico obiettivo. Ecco una panoramica dei più importanti.

Congressi e convegni

Questi eventi vengono organizzati attorno a un tema e coinvolgono nella maggior parte dei casi le aziende clienti, o che fanno parte del pubblico di riferimento. Non di rado, fungono da base per l’annuncio di un progetto, piuttosto che per la descrizione di un progetto già portato a termine e che ha raccolto un certo successo. Lo scopo delle convention è rinsaldare i rapporti con la clientela, per allargare la base di clienti attivi, per migliorare l’immagine aziendale.

Convention aziendali

Questi eventi vengono sono rivolti sia al personale interno sia ai collaboratori esterni, ma possono essere allargati agli stakeholder. Lo scopo è rinsaldare i rapporti tra le varie componenti del processo produttivo. 

Le funzioni delle convention sono numerose.

• Migliorare il clima aziendale
• Favorire lo scambio di conoscenze, competenze e skill
• Discutere novità del processo produttivo
• Discutere cambiamento importanti in termini di mission e vision
• Trovare soluzioni a un problema che riguarda l’azienda

Tavole rotonde

Le tavole rotonde sono senz’altro gli eventi B2B più difficili non tanto da organizzare, quanto da gestire. Si tratta infatti di vere e proprie assemblee e riunioni, a cui partecipano aziende che fanno parte della medesima categoria, non necessariamente operanti in un regime di collaborazione. Lo scopo è discutere di temi che riguardano la categoria in generale, risolvere problemi che coinvolgono tutte le parti in causa, trovare soluzioni condivise. 

Le tavole rotonde, nella loro formula ufficiale, vengono organizzate direttamente dalle associazioni di categoria, ma non è affatto raro che vengano tenute direttamente da una o più aziende, magari operanti in una posizione di preminenza (es. per quota di mercato).

Come organizzare un evento B2B

Organizzare un evento B2B è molto complicato, persino più complicato che organizzato un evento B2C. La pressione sugli organizzatori può essere elevata, anche perché da essi di solito si attende un risultato concreto, non semplice e pure intrattenimento.

Certo, valgono gli stessi suggerimenti dell’organizzazione di eventi tout court, che riguardano la progettazione dell’esperienza, la gestione dell’ambiente e della location votata al confort, la chiarezza dei contenuti etc. 

A questi suggerimenti ne seguono però altri, più specifici. 

• Studiare le aziende partecipanti. Di norma, le aziende partecipanti agli eventi B2B interagiscono. Dunque, è bene prepararsi su quello che potrebbero chiedere, sui commenti e sulle proposte che potrebbero avanzare. Dunque, il consiglio è di verificare con largo anticipo chi parteciperà e chi no, e indagare sui temi a loro più cari, sulle loro esigenze etc. 
• Curare il materiale. Il contenuto dell’evento, soprattutto se prevede la somministrazione di slide, dev’essere pensato nei minimi particolari. Dev’essere fruibile e allo stesso tempo progettato per fare gli interessi aziendali. Ovviamente, è bene curare il materiale che verrà rilasciato ai margini dell’evento, che spesso va ben oltre i semplici gadget e souvenir. 
• Prevedere momenti di dibattito. Nella stragrande maggioranza dei casi, e nella totalità di essi se si parla di eventi particolari come le tavole rotonde, i dibattiti rappresentano un’eventualità da prendere in considerazione. Dunque, è bene, se possibile, riservare ad essi momenti specifici, in modo da poterli condurre e gestire secondo le proprie esigenze.

A chi rivolgersi

Organizzare eventi B2B di successo senza possedere o disporre di precise competenze in merito è controproducente. Il rischio è di ottenere risultati pessimi, e in grado di nuocere all’immagine e agli obiettivi aziendali, sarebbe troppo elevato.

Dunque, il consiglio è di fare riferimento a esperti, in grado di organizzare eventi aziendali in una prospettiva di crescita del business.

Esperti come noi di Hostess e Promoter. Organizziamo da sempre eventi B2B (e non solo), pensati appositamente per adeguarsi alle esigenze degli organizzatori, per il raggiungimento dei loro scopi, in piena coerenza con l’approccio fin qui conseguito lato business e lato marketing. Mettiamo a disposizione personale qualificato non solo per la progettazione ma anche per la concreta gestione dell’evento (es. hostess e steward).

Dunque, se stai pensando a eventi B2B per la tua azienda, rivolgiti a noi di Hostess e Promoter.