Come Organizzare un Evento Efficacemente: una Guida Completa

Questa foto è stata scattata prima del Covid-19

Organizzare un evento efficace vuol dire trasformare lo stesso concetto di evento in uno “strumento” per raggiungere degli obiettivi. Questi possono essere di varia natura ma, direttamente o indirettamente, portano al medesimo risultato: l’aumento delle vendite.

L’argomento è complesso, anche perché organizzare un evento in questa prospettiva è diverso dall’organizzarlo per puri scopri di intrattenimento, attività che senz’altro non è nuova a molti.

In questa guida forniamo una panoramica ampia, che punta a fornire gli strumenti base per organizzare un evento in modo efficace e utile.

Come organizzare un evento efficace

Il consiglio più importante è di sapere esattamente ciò che si vuole, conoscere il punto di partenza, stabilire gli obiettivi. Per questo motivo, la pianificazione dovrebbe attraversare fasi specifiche, che elenchiamo e descriviamo a partire dal prossimo paragrafo.

Tuttavia, c’è un aspetto da prendere in considerazione. Improvvisarsi organizzatori, dunque operare quando non si hanno a disposizione le professionalità e le competenze, è il modo più rapido per fallire. L’ideale sarebbe rivolgersi a un’agenzia di marketing operativo che unisca la mentalità improntata alle vendite con la capacità organizzativa. 

Un’agenzia come Hostess&Promoter.

Noi di Hostess&Promoter organizziamo spesso eventi per i nostri clienti, coniugando le esigenze di marketing con la necessità di somministrare a clienti e potenziali clienti un’esperienza godibile, che non dimenticheranno facilmente. In questa pagina, un piccolo assaggio di quello che siamo in grado di fare. 

Le fasi di pianificazione

Fatta questa doverosa precisazione, passiamo ad analizzare le varie fasi della pianificazione, ovvero i passaggi che portano dal concept dell’evento fino alla sua effettiva organizzazione.

Definisci gli obiettivi

E’ probabilmente la fase più importante, quella da cui procedono tutte le altre. Dall’obiettivo infatti dipende il tenore dell’evento, i contenuti che effettivamente propone, il tipo di risultati che può determinare. 

Quali possono essere gli obiettivi di un evento? Ecco un prospetto di quelli più “diffusi”.

• Brand awareness. Si può organizzare un evento semplicemente per farsi conoscere, dunque rivolgendosi a nuovi potenziali clienti.
• Brand reputation. L’evento può avere lo scopo di migliorare la percezione del brand nella mente di chi già lo conosce. In questo caso più che mai è necessario regalare un’esperienza positiva. 
• Vendita. L’evento può essere inoltre finalizzato alla semplice vendita. In questo caso, occorre intensificare e ottimizzare la rete dei promoter, che è comunque uno strumento fondamentale anche negli eventi realizzati a partire dagli altri obiettivi.
• Fidelizzazione. L’evento, infine, può essere rivolto a clienti già acquisiti, al fine di legarli ancora più intensamente al brand.

Definisci il budget

E’ quasi superfluo spiegare perché questa fase è fondamentale. D’altronde, lo è per qualsiasi attività che richieda un esborso di denaro.

In questo caso, però, definire il budget significa circoscrivere la gamma di attività che sarà possibile realizzare. Al netto, ovviamente, dei margini di risparmio, che in base ai fornitori e ai canali di distribuzione possono essere più o meno ampi.

Crea il programma

Altra frase cruciale. Il programma, ovvero i contenuti effettivi dell’evento, devono rispondere a due obiettivi.

• Regalare una bella esperienza ai partecipanti. E’ un imperativo categorico. Un evento coinvolgente permane nella memoria dei partecipanti, i quali assoceranno il brand a sensazioni positive. Un evento scialbo e noioso lo trasforma in un’arma a doppia taglio. 
• Veicolare coerentemente i contenuti del brand. Nello specifico, coerentemente rispetto a tutte le altre attività di marketing e di comunicazione. Questo aspetto comprende anche la necessità di rendere l’evento efficace, ovvero di creare situazioni che possano stimolare i partecipanti a compiere un’azione desiderata, che sia quella di lasciare un contatto piuttosto che acquistare un bene o un servizio. In questa fase, risulta fondamentale l’azione delle hostess, degli steward, dei promoter, che possono capitalizzare l’evento seduta stante.

Questa foto è stata scattata prima del Covid-19

Trova il posto giusto

Anche questa è una fase importante. Ovviamente, per posto “giusto” non si intende la location che permette di spendere meno, fatta salva l’importanza dell’aspetto economico. La location più adatta è quella che:

• Permette di realizzare le attività in programma in  modo efficace per il brand e comodo per i partecipanti. 
• Attira più o meno esattamente il pubblico di riferimento.

Quest’ultimo aspetto è fondamentale, in quanto un evento che si rivolge a individui che non appartengono al proprio target è un evento fallimentare. Certo, dall’esterno potrà apparire ben fatto, il classico “successione”, ma si rivelerà bello.. E inutile. 

Scegli data e orario

La data e l’orario sono importanti in quanto devono coincidere con la disponibilità “media” del pubblico di riferimento. Se per esempio ci si rivolge agli anziani, proporre orari serali  potrebbe essere un problema. Allo stesso modo, se ci si rivolge agli adolescenti, sono da scartare gli orari mattutini.

Di nuovo, è necessario adottare un approccio lungimirante, che non badi solo alla piacevolezza dell’evento in sé, ma comporti anche la capacità di mettersi nei panni dei partecipanti. Un’abilità, questa, che d’altronde torna utile sempre quando si progettano azioni di comunicazione e marketing. 

Organizza l’evento

Nel caso specifico, organizzare significa predisporre dal punto di vista operativo tutto il necessario affinché l’evento funzioni, significa passare dalla teoria alla pratica, dalla pianificazione all’esecuzione.

E’ spesso la fase più stressante, in quanto richiede un’attenzione ai dettagli al limite del maniacale. Si compone di tante micro-attività che, considerate da sole, magari non appaiono importanti, ma che nel complesso decidono i destini dell’evento stesso.

Pubblicizza l’evento

Infine, la parte più creativa e tecnica allo stesso tempo: la promozione. Ora, spiegare in poche righe come pubblicizzare un evento è semplicemente impossibile. Ci vorrebbe un manuale. Tuttavia, possiamo fornire qualche consiglio.

Per esempio, è necessario utilizzare più canali, in una prospettiva di comunicazione integrata. Il riferimento è all’abbinamento offline-online. L’unico limite è l’effettiva presenza del pubblico potenziale nelle piattaforme. Di nuovo, se l’evento è diretto agli anziani, non ha alcun senso utilizzare TikTok, per quanto sia sulla cresta dell’onda.

Il secondo consiglio è di procedere in maniera classica, inquadrando la creatività all’interno di prassi standard. Queste comprendono l’individuazione di un concetto base, che spesso risponde alla domanda “perché” (nel caso, perché un individuo dovrebbe partecipare all’evento). Dal concetto si passa al messaggio, dal messaggio si passa alle creatività è così via. 

Non è affatto semplice. D’altronde, la comunicazione e il marketing, sia fisici che digitali, sono attività per professionisti. Un motivo in più per non avventurarsi da soli nell’organizzazione dell’evento e fare riferimento a un’agenzia di marketing operativo.