Tour Leader per eventi – Hostess&Promoter

Chi è cosa fa un tour leader

Il tour leader, come dice la parola stessa, è una persona che gestisce tutti gli aspetti che compongono un tour, un viaggio, un evento della durata di uno o più giorni. Traducendo nella nostra lingua, si potrebbe definire il tour leader come un accompagnatore turistico, anche se la parola “accompagnatore” è abbastanza riduttiva, perché il tour leader si occupa di molteplici attività da coordinare e gestire. Nel marketing operativo è spesso utile una figura di tour leader, perché riesce a gestire tour indoor o outdoor, meeting, congressi, roadshow, ricoprendo le più svariate mansioni, oltre che possedere diverse conoscenze. Per esempio:

– Organizzazione e coordinazione: deve coordinare tutti gli aspetti e le task aziendali e deve saper comunicare i compiti, spiegare e delegare, oltre ad avere resoconto dettagliato delle attività fatte;

– Problem solving: capiteranno sempre degli imprevisti in una situazione pubblica come un evento, un meeting, un viaggio: la cosa fondamentale è saperle gestire tramite competenze acquisite negli anni. Risolvere i problemi con uno spirito positivo e orientato sulla soluzione, anche attraverso lateral thinking, è l’approccio più corretto;

– Marketing e comunicazione: è chiaro che le competenze di marketing e comunicazione sono un must have per il tour leader. Questa figura deve gestire il materiale promozionale, deve interfacciarsi con il pubblico di riferimento e con il personale.

– Lingue: capita spesso che si necessiti di sapere le lingue del posto per eventi all’esterno o comunque l’inglese, lingua internazionale utile per l’organizzazione impeccabile del tour e per muoversi all’interno del mondo della legislazione del territorio e della burocrazia.

Di cosa si occupa

Andiamo ora vedere per punti le varie task che svolge il tour leader:

– Gestione della location: il tour leader dev’essere in grado di gestire la location dell’evento o del tour e preparare tutto il materiale, come microfoni, materiale promozionale, sedie e disporre correttamente tutti i materiali, in linea con lo standard di brand;

– Check dei partecipanti: il tour leader ha il compito di fare un check delle liste dei partecipanti in modo da tenere traccia di tutti i dati che servono per eventuali statistiche o monitoraggi successivi.

– Gestione del gruppo: compito da “guida turistica” ma sempre essenziale saper comunicare e trasportare il gruppo in un’unica direzione; servono grandi doti relazionali ed oratorie, oltre ad una spiccata leadership. Deve inoltre essere in grado di gestire la sistemazione dei partecipanti in alloggi o alberghi, oltre che a prenotare visite guidate, organizzare i trasporti, ecc.

– Organizzazione del tour: come dice il nome, questa figura dev’essere in grado di gestire nel migliore dei modi ogni aspetto, dall’inizio alla fine del tour. Congressi, roadshow, viaggi di lavoro o privati, eventi di promozione sul territorio e qualsiasi evento necessita di un’organizzazione impeccabile.

– Gestione turistica e della burocrazia: il tour leader conosce le principali leggi vigenti sul territorio e si interfaccia continuamente con il settore pubblico per i vari permessi di occupazione del suolo pubblico, e se non conosce qualche informazione utile, sa quali sono i mezzi per acquisirla.

È chiaro come il tour leader sia una figura multitasking e a tutto tondo, perché deve saperne dei più disparati ambiti di comunicazione, marketing, management e gestione eventi, organizzazione, turismo oltre a gestire problematiche di viaggiatori o partecipanti all’interno di un tour promozionale come un roadshow. Il tour leader si fa carico della responsabilità della buona o cattiva riuscita di ciò che sta organizzando ed è una figura di riferimento per Promoter e Hostess, fungendo da guida con lo scopo di arrivare in fretta e con naturalezza agli obiettivi di business prefissati. Il tour leader, infine, motiva e spesso gestisce le emozioni negative dello staff in caso di difficoltà.

Gli ambiti lavorativi

Ma quali sono gli ambiti lavorativi con le quali si interfaccia un tour leader nella quotidianità? I settori di cui si occupa un bravo tour leader sono molteplici, dall’organizzazione di viaggi e della gestione completa di tutti gli aspetti (lingua, visite guidate, uscite, alloggi, gestione del gruppo) alla gestione di singoli eventi o gruppi di eventi, fino ad arrivare a grandi roadshow che comprendono azioni di marketing sul campo di cui Hostess & Promoter è leader nel settore.

È scontato che il tour leader impeccabile è colui o colei che conosce alla perfezione le caratteristiche e i valori del brand che sta presentando, quasi al pari di un brand ambassador.

Noi di Hostess & Promoter organizziamo tour nazionali, roadshow, congressi, eventi e postazioni di field marketing su tutto il territorio nazionale (e non solo). Affidarsi ad un team esperto che conosca nei minimi dettagli le molteplici attività di organizzazione di un tour è sempre una scelta rispettabile. Non rischiare, rivolgiti ad Hostess & Promoter!